Uimaseuran ohjelmisto: näin valitset oikean
Uimaseuran ohjelmisto on kahdenlaista: hallintoa ja valmennusta. Mitä kumpikin kattaa, mitä vaatia, todelliset hinnat ja Swim Suiten paikka.
Saatavilla myös English · Svenska · Deutsch · Español · Français · Italiano · Nederlands · Norsk · Dansk
Mikä on uimaseuran ohjelmisto?
Uimaseuran ohjelmisto on järjestelmä, jolla seura hoitaa uimarinsa, ryhmänsä, valmentajansa ja kautensa yhdessä paikassa taulukoiden, ryhmächattien ja jaettujen kansioiden sijaan. Käytännössä termi kattaa kaksi eri tehtävää, ja suurin osa järjestelmän valintaan liittyvästä sekaannuksesta syntyy siitä, että ne menevät sekaisin.
Ensimmäinen tehtävä on hallinto: jäsenyydet, maksut, ilmoittautumiset, uimakoulujen varaukset ja kirjanpito. Toinen on urheilullinen puoli: harjoitusryhmät, valmentajat, kausisuunnitelmat, läsnäolot, kilpailut ja jokaisen uimarin kehitys. Yleisölle opetusta myyvä uimakoulu elää enimmäkseen ensimmäisessä. Kilpaseura elää enimmäkseen jälkimmäisessä, koska siellä sen valmentajat viettävät viikkonsa.
Kaksi erilaista seurajärjestelmää
Ennen kuin vertailet ominaisuuslistoja, päätä, kumpaan näistä kahdesta sarakkeesta seurasi todellinen ongelma kuuluu.
| Vertailukohta | Hallintojärjestelmät | Valmennus- ja joukkuejärjestelmät |
|---|---|---|
| Keskeinen tietue | Jäsen ja hänen maksunsa | Uimari ja hänen harjoittelunsa |
| Tyypilliset ominaisuudet | Ilmoittautumiset, maksut, laskutus, uimakouluvaraukset, kirjanpidon siirrot | Ryhmät, kausisuunnittelu, harjoitukset, läsnäolot, kilpailut, uimarin historia |
| Pääkäyttäjät | Rahastonhoitaja, toimisto, hallitus | Päävalmentaja, ryhmien valmentajat, uimarit, vanhemmat |
| Mitä se korvaa | Paperilomakkeet, tilisiirrot, varaustaulukot | Harjoitustaulukot, Word-dokumentit, ryhmächatit |
| Kysymys, johon se vastaa | Kuka on maksanut? | Mitä tämä ryhmä oikeasti harjoitteli, ja toimiiko se? |
Jotkin tuotteet yrittävät kattaa molemmat sarakkeet, yleensä niin, että ne ovat vahvoja toisessa ja ohuita toisessa. Monet seurat hoitavat jo jäsenyydet ja maksut lajiliiton tai yleisen urheiluseurapalvelun kautta. Niiltä puuttuu harvoin toinen jäsenrekisteri. Niiltä puuttuu valmennuspuoli, jota yleistä alustaa ei koskaan rakennettu hoitamaan, ja siksi seuraohjelmiston etsintä päättyy niin usein siihen, että valmentajat jatkavat taulukoissa.
Miksi taulukot lakkaavat toimimasta
Taulukko on aivan kelvollinen uimaseuran tietokanta yhdelle valmentajalle ja yhdelle ryhmälle. Se hajoaa, kun saman tiedon pitää olla monessa paikassa yhtä aikaa eikä kukaan omista oikeaa versiota.
Otetaan yksi tavallinen muutos: uimari siirtyy tammikuussa kehitysryhmästä kilparyhmään. Tyypillisessä taulukkopohjaisessa järjestelyssä tuo yksi päätös pitää toistaa:
- Toimiston ylläpitämässä jäsenluettelossa
- Vanhan ryhmän läsnäololistassa ja uuden ryhmän listassa
- Jokaisen ryhmävalmentajan harjoitussuunnitelmassa
- Uimarien ja vanhempien ryhmächatissa
- Seuraavien kilpailujen ilmoittautumislistassa
- Aikarajalistassa, jonka päävalmentaja tarkistaa ennen mestaruuskilpailuja
Se on kuusi muokkausta jopa neljältä eri ihmiseltä. Jos yksikin unohtuu, uimari saapuu väärään harjoitukseen, vanhempi seuraa vanhaa aikataulua tai harjoitushistoria jakautuu kahtia niin, ettei kukaan myöhemmin näe uimarin koko kautta. Joukkueen hallintajärjestelmässä se on yksi muutos: siirrä uimari uuteen ryhmään, ja aikataulu, läsnäolot, suunnitelmat ja viestit seuraavat perässä.
Mitä vaatia uintijoukkueen ohjelmistolta
Seitsemän asiaa erottaa järjestelmän, jota valmentajat käyttävät edelleen, siitä, jonka he hylkäävät marraskuuhun mennessä. Mikään niistä ei ole pitkä ominaisuuslista; jokainen kertoo, sopiiko ohjelmisto siihen, miten uimaseura oikeasti on järjestetty ja miten sitä pyöritetään viikosta toiseen.
Seurasi mukaiset ryhmät ja roolit
Seurat on järjestetty ryhmiksi, joilla on vastuuvalmentaja, apuvalmentajat, uimarit ja vanhemmat. Ohjelmiston pitäisi mallintaa tämä suoraan: ryhmän valmentaja näkee omat ryhmänsä, päävalmentaja näkee ne kaikki ja vanhempi näkee oman lapsensa. Järjestelmä, jossa kaikki näkevät kaiken tai eivät mitään, ei selviä ensimmäisestä kaudestaan.
Kausisuunnittelu, ei pelkkä kalenteri
Kalenteri kertoo, milloin harjoitellaan. Uintiin tehdyn ohjelmiston pitäisi sisältää myös se, mitä harjoitellaan: kausisuunnitelma, harjoitusjaksot, viikkokuormitus ja itse sarjat. Tämä on selvin raja yleisen urheiluohjelmiston ja uintiin rakennetun järjestelmän välillä, sillä uinnissa matkat, uintitavat, lähtövälit ja tehot ovat työn varsinainen sisältö.
Läsnäolot kytkettynä suunnitelmaan
Läsnäolotiedoista on hyötyä vain, jos niitä voi verrata suunniteltuun. Etsi järjestelmä, jossa suunniteltu ja toteutunut harjoittelu ovat samassa paikassa, jotta valmentaja näkee jokaisen uimarin todellisen viikkokuormituksen eikä vain listaa rasteja, joita kukaan ei enää lue.
Kilpailut ja aikarajat
Kilpaseura suunnittelee kautensa kilpailuista taaksepäin. Ohjelmiston pitäisi antaa valmentajien sijoittaa kilpailut kausisuunnitelmaan, nähdä, ketkä uimarit osallistuvat, ja seurata jokaista uimaria niiden mestaruuskilpailujen aikarajoja vasten, joihin ryhmä tähtää.
Viestintä, joka pysyy seuralla
Viestien, dokumenttien ja aikataulumuutosten pitäisi tavoittaa oikea ryhmä, ja vanhempien pitäisi saada käytännön tiedot ilman valmentajan yksityistä puhelinnumeroa. Kun viestintä kulkee seuran järjestelmän kautta, se jää seuralle, kun valmentaja lähtee.
Uimareille oma näkymä
Jos uimarit eivät näe omia harjoituksiaan ja tavoitteitaan, valmentajasta tulee jokaisen kysymyksen välittäjä. Valmentajan suunnitelmaan kytketty uimarisovellus poistaa sen ja antaa valmentajalle palautetta siitä, miltä harjoittelu oikeasti tuntui.
Tuonti nykyisistä tiedoista
Yksikään seura ei aloita tyhjästä. Järjestelmän pitäisi tuoda uimarilista taulukosta, CSV:stä tai Excelistä, jotta käyttöönotto vie iltapäivän eikä kautta. Järjestelmä, joka olettaa, että jokainen uimari näppäillään käsin, kertoo jo, miten loppu yhteistyö tulee sujumaan.
Kysy nämä ennen valintaa
Eri toimittajien ominaisuuslistat näyttävät usein samanlaisilta. Kysy sen sijaan nämä kysymykset demossa tai kokeilujakson aikana; vastaukset paljastavat erot, joilla on merkitystä ensimmäisen kuukauden jälkeen.
| Kysymys | Miksi sillä on väliä |
|---|---|
| Kuka syöttää tiedot, ja paljonko siihen kuluu aikaa viikossa? | Ohjelmisto, joka lisää valmentajien hallintotyötä, hylätään. |
| Voiko valmentajan rajata omiin ryhmiinsä? | Roolit ratkaisevat, voiko päävalmentaja luottaa kokonaiskuvaan. |
| Mitä vanhemmat näkevät, ja kuka sen päättää? | Vanhemmat tarvitsevat käytännön tiedot; harjoittelun yksityiskohdista päättää seura. |
| Toimiiko se puhelimella altaan reunalla? | Läsnäolot ja viime hetken muutokset hoidetaan altaalla. |
| Voimmeko viedä tietomme ulos? | Historia kuuluu seuralle, ei toimittajalle. |
| Voimmeko kokeilla sitä omilla ryhmillämme? | Demoseura peittää ongelmat, joihin oma seurasi oikeasti törmää. |
| Miten hinta muuttuu, kun kasvamme? | Uimarikohtainen, valmentajakohtainen ja porrastettu hinnoittelu eroavat nopeasti seuran kasvaessa. |
Paljonko uimaseuran ohjelmisto maksaa?
Uimaseuran ohjelmisto hinnoitellaan yleensä kuukausittain seuran koon mukaan, uimareina, valmentajina tai molempina. Vertaa hintaa sillä koolla, jota odotat ensi kaudella, älä nykyisellä.
Esimerkkinä tässä ovat Swim Suiten julkaistut paketit
| Paketti | Hinta kuukaudessa | Valmentajat | Uimarit |
|---|---|---|---|
| Micro | 40 € | 1 | Enintään 10 |
| Small | 80 € | Enintään 3 | Enintään 30 |
| Large | 140 € | Enintään 20 | Enintään 200 |
Seura, jolla on 120 uimaria kuudessa ryhmässä ja viisi valmentajaa, tarvitsee Large-paketin, koska Small päättyy kolmeen valmentajaan ja 30 uimariin. Se tekee 140 € kuukaudessa eli noin 1,17 € uimaria kohden. Jokaiseen pakettiin kuuluvat sekä valmentajan että uimarin sovellukset, ja 14 päivän ilmainen kokeilu ei vaadi korttia. Katso kaikki paketit hinnastosta.
Swim Suiten paikka
Swim Suite on kilpaseuroille rakennettu uimaseuran ohjelmisto: yllä olevan taulukon valmennussarake. Se on rakennettu seurojen, ryhmien, valmentajien, uimarien ja vanhempien ympärille, ja se kattaa:
- Kausisuunnittelun makrojaksoista yksittäiseen sarjaan asti, sarjojen suunnittelussa apuna tekoäly
- Ryhmät vastuuvalmentajineen sekä roolit, jotka pitävät jokaisen valmentajan omissa ryhmissään
- Läsnäolot ja viikkokuormituksen suunnitelmaan verrattuna
- Kilpailut kausisuunnitelmassa, aikarajat ryhmä- ja uimarikohtaisesti
- Seurachatin ja ryhmien yhteiset dokumentit
- Vanhempien näkymän aikatauluun, läsnäoloihin, viesteihin ja dokumentteihin
- Uimarilistan tuonnin CSV:stä tai Excelistä
- Swim Forgen, uimarisovelluksen, ja Swim Analyzerin videoanalyysiin, samaan seuratiliin kytkettyinä
Swim Suite ei kerää jäsenmaksuja eikä myy uimakoulun kursseja. Jos seurasi tarvitsee niitä, pidä rahaliikenteessä nykyinen jäsen- tai varausjärjestelmäsi ja käytä Swim Suitea urheiluun.
Tarkemmin siitä, miten suunnittelu, läsnäolot, tilastot ja analyysi kytkeytyvät toisiinsa, kerrotaan artikkelissa mitä uinnin ohjelmistot kattavat.
UKK
Kysymykset, joita seurat kysyvät useimmin aloittaessaan uimaseuran järjestelmien vertailun, lyhyesti vastattuina. Jokainen niistä nousee esiin lähes jokaisessa ensimmäisessä keskustelussa seuran kanssa.
Mitä eroa on uimaseuran ja uintijoukkueen ohjelmistolla?
Ne kuvaavat samaa kategoriaa: ohjelmistoa, joka järjestää seuran uimarit, ryhmät ja valmentajat. "Joukkue" viittaa yleensä valmennuspuoleen, kun taas "seura" sisältää joskus myös jäsenyydet ja maksut, joten tarkista, kumpaa tuote oikeasti tarkoittaa.
Voiko uimaseuran tietokanta korvata taulukot?
Kyllä, heti kun useampi kuin yksi valmentaja tai ryhmä jakaa samat tiedot. Tietokanta säilyttää jokaisen uimarin kerran, joten yhdessä paikassa tehty muutos näkyy kaikkialla, mitä erilliset taulukot eivät voi taata.
Kauanko uuteen järjestelmään siirtyminen kestää?
Useimmat seurat saavat uimarinsa tuotua ja ryhmänsä perustettua yhdessä iltapäivässä ja rakentavat ensimmäisen harjoitusjakson samalla viikolla. Valmentajien tapojen muuttaminen vie kauemmin kuin tietojen siirto, joten aloita yhdellä ryhmällä ja laajenna muihin, kun se toimii.
Onko uimaseuran ohjelmisto vain isoille seuroille?
Ei. Yksi valmentaja ja kymmenen uimaria saavat saman hyödyn yhdestä suunnitelmasta ja yhdestä läsnäolokirjanpidosta. Arvo kasvaa jokaisen lisävalmentajan ja -ryhmän myötä, joka muuten pitäisi omaa versiotaan totuudesta.