Software per società di nuoto: come scegliere quello giusto

Che cos'è un software per società di nuoto?

Un software per società di nuoto è il sistema con cui una società gestisce nuotatori, gruppi, allenatori e stagione in un unico posto, invece che tra fogli di calcolo, chat di gruppo e cartelle condivise. In pratica, dietro questa espressione ci sono due lavori diversi, e quasi tutta la confusione nella scelta di un sistema nasce dal mescolarli.

Il primo lavoro è l'amministrazione: tesseramenti, quote, iscrizioni, prenotazione dei corsi e contabilità. Il secondo è la parte sportiva: gruppi di allenamento, allenatori, programmazione della stagione, presenze, gare e la crescita di ogni nuotatore. Una scuola nuoto che vende corsi al pubblico vive soprattutto nel primo. Una società agonistica vive soprattutto nel secondo, perché è lì che i suoi allenatori passano la settimana.

Due tipi di gestionale per società di nuoto

Prima di confrontare gli elenchi di funzioni, decidi in quale di queste due colonne sta il vero problema della tua società.

Alcuni prodotti cercano di coprire entrambe le colonne, di solito essendo forti in una e deboli nell'altra. Molte società gestiscono già tesseramenti e quote tramite la federazione o una piattaforma generica per società sportive. Quello che manca a queste società raramente è un secondo archivio dei soci. È la parte tecnica, per cui una piattaforma generica non è mai stata pensata, ed è per questo che la ricerca di un gestionale finisce così spesso con gli allenatori che lavorano ancora su fogli di calcolo.

Perché i fogli di calcolo smettono di funzionare

Un foglio di calcolo è un ottimo archivio per un allenatore e un gruppo. Si rompe quando la stessa informazione deve stare in più posti contemporaneamente e nessuno è responsabile della copia giusta.

Prendi un cambiamento qualsiasi: a gennaio un nuotatore passa dal gruppo di sviluppo al gruppo agonistico. In una tipica organizzazione a fogli di calcolo, quella singola decisione va ripetuta in:

1. L'elenco dei soci tenuto dalla segreteria
2. Il foglio presenze del vecchio gruppo, e quello del nuovo gruppo
3. Il documento con il piano di allenamento di ciascun allenatore di gruppo
4. La chat di gruppo di nuotatori e genitori
5. La lista iscrizioni della prossima gara
6. L'elenco dei tempi limite che il direttore tecnico controlla prima dei campionati

Sono sei modifiche fatte da un massimo di quattro persone diverse. Se ne salta una, il nuotatore si presenta alla seduta sbagliata, un genitore segue il vecchio orario, oppure lo storico degli allenamenti si spezza in due e nessuno potrà più vedere la stagione completa del nuotatore. In un sistema di gestione della squadra è una sola modifica: sposti il nuotatore nel nuovo gruppo, e orari, presenze, piani e messaggi lo seguono.

Cosa cercare in un software per squadre di nuoto

Sette aspetti separano un sistema che gli allenatori continuano a usare da uno che abbandonano entro novembre. Nessuno di questi è un lungo elenco di funzioni: ognuno riguarda se il software si adatta a come una società di nuoto è davvero organizzata e gestita, settimana dopo settimana.

Gruppi e ruoli come nella tua società

Le società sono organizzate in gruppi, con un allenatore responsabile, assistenti, nuotatori e genitori. Il software dovrebbe rispecchiarlo direttamente: l'allenatore di un gruppo vede i propri gruppi, il direttore tecnico li vede tutti e un genitore vede il proprio figlio. Un sistema in cui tutti vedono tutto, o niente, non sopravvive alla prima stagione.

Programmazione della stagione, non solo un calendario

Un calendario ti dice quando ci si allena. Un software specifico per il nuoto dovrebbe contenere anche che cosa si allena: la programmazione della stagione, i blocchi di allenamento, il carico settimanale e le serie stesse. È la linea più netta tra un software sportivo generico e un sistema pensato per il nuoto, dove distanze, stili, ripartenze e intensità sono il contenuto stesso del lavoro.

Presenze collegate al piano

Le presenze servono solo se si possono confrontare con quanto programmato. Cerca un sistema in cui allenamento programmato e allenamento svolto stanno insieme, così l'allenatore vede il carico settimanale reale di ogni nuotatore invece di un elenco di spunte che nessuno rilegge.

Gare e tempi limite

Una società agonistica programma la stagione a ritroso partendo dalle gare. Il software dovrebbe permettere agli allenatori di inserire le gare nella programmazione della stagione, vedere quali nuotatori partecipano e seguire ogni nuotatore rispetto ai tempi limite dei campionati a cui punta il gruppo.

Comunicazione che resta alla società

Messaggi, documenti e cambi di orario dovrebbero arrivare al gruppo giusto, e i genitori dovrebbero ricevere le informazioni logistiche senza bisogno del numero privato dell'allenatore. Quando la comunicazione passa dal sistema della società, resta alla società anche quando un allenatore se ne va.

Un accesso per i nuotatori

Se i nuotatori non vedono le proprie sedute e i propri obiettivi, l'allenatore diventa il centralino di ogni domanda. Un'app per i nuotatori collegata al piano dell'allenatore elimina il problema, e restituisce all'allenatore come è stato percepito davvero l'allenamento.

Importa quello che hai già

Nessuna società parte da zero. Il sistema dovrebbe importare l'elenco dei nuotatori da un foglio di calcolo, da CSV o da Excel, così la configurazione richiede un pomeriggio e non una stagione. Un sistema che si aspetta che ogni nuotatore venga inserito a mano ti sta già dicendo come andrà il resto del rapporto.

Domande da fare prima di scegliere

Gli elenchi di funzioni dei diversi fornitori tendono ad assomigliarsi. Fai invece queste domande durante una demo o una prova: le risposte mostrano le differenze che contano passato il primo mese.

Quanto costa un software per società di nuoto?

Un software per società di nuoto di solito ha un prezzo mensile in base alla dimensione della società, contata in nuotatori, in allenatori o in entrambi. Confronta il prezzo per la dimensione che prevedi la prossima stagione, non per quella di oggi.

Come esempio concreto, questi sono i piani pubblicati di Swim Suite:

Una società con 120 nuotatori in sei gruppi e cinque allenatori ha bisogno del piano Large, perché Small si ferma a tre allenatori e 30 nuotatori. Sono 140 € al mese, circa 1,17 € a nuotatore. Ogni piano include sia l'app per gli allenatori sia quella per i nuotatori, e c'è una prova gratuita di 14 giorni senza carta di credito. Trovi tutti i piani nella pagina dei prezzi.

Dove si colloca Swim Suite

Swim Suite è un software per società di nuoto pensato per le società agonistiche: la colonna tecnica della tabella qui sopra. È costruito attorno a società, gruppi, allenatori, nuotatori e genitori, e copre:

• La programmazione della stagione dai macrocicli fino alla singola serie, con progettazione delle serie assistita dall'IA
• Gruppi con allenatori responsabili, e ruoli che limitano ogni allenatore ai propri gruppi
• Presenze e carico settimanale, confrontati con il piano
• Le gare nella programmazione della stagione, con tempi limite per gruppo e per nuotatore
• Chat della società e documenti condivisi di gruppo
• Una vista per i genitori con orari, presenze, messaggi e documenti
• Importazione dell'elenco nuotatori da CSV o Excel
• Swim Forge, l'app per i nuotatori, e Swim Analyzer per l'analisi video, collegati allo stesso account della società

Swim Suite non riscuote le quote associative e non vende corsi di scuola nuoto. Se la tua società ne ha bisogno, tieni per la parte economica il sistema di tesseramento o di prenotazione che usi già, e usa Swim Suite per la parte sportiva.

Per vedere più da vicino come si collegano programmazione, presenze, statistiche e analisi, leggi cosa copre un software per il nuoto.

Domande frequenti

Le domande che le società fanno più spesso quando iniziano a confrontare i gestionali per il nuoto, con una risposta breve. Ognuna salta fuori in quasi ogni primo colloquio con una società.

Che differenza c'è tra un gestionale per società di nuoto e un software per la squadra?

Descrivono la stessa categoria: software che organizza i nuotatori, i gruppi e gli allenatori di una società. "Squadra" tende a indicare la parte tecnica, mentre "gestionale" a volte include anche tesseramenti e quote, quindi verifica che cosa intende davvero un prodotto.

Un archivio digitale della società può sostituire i fogli di calcolo?

Sì, appena più di un allenatore o di un gruppo condivide le stesse informazioni. Un database contiene ogni nuotatore una sola volta, quindi una modifica fatta in un punto compare ovunque, cosa che una serie di fogli di calcolo separati non può garantire.

Quanto tempo serve per passare a un nuovo sistema?

La maggior parte delle società riesce a importare i nuotatori e configurare i gruppi in un pomeriggio, e a costruire il primo blocco di allenamento nella stessa settimana. Cambiare le abitudini degli allenatori richiede più tempo che spostare i dati, quindi parti da un gruppo ed estendi agli altri quando funziona.

Un software per società di nuoto serve solo alle società grandi?

No. Un singolo allenatore con dieci nuotatori ha lo stesso vantaggio di un unico piano e di un unico registro presenze. Il valore cresce con ogni allenatore e gruppo in più che altrimenti terrebbe la propria copia della verità.