Program for svømmeklubber: slik velger du riktig system
Program for svømmeklubber er to slags systemer: administrasjon og trening. Hva hvert dekker, hva du bør se etter, reelle priser og hvor Swim Suite passer inn.
Finnes også på English · Svenska · Deutsch · Español · Français · Italiano · Nederlands · Dansk · Suomi
Hva er et program for svømmeklubber?
Et program for svømmeklubber er systemet en klubb bruker til å styre svømmere, grupper, trenere og sesong på ett sted, i stedet for i regneark, gruppechatter og delte mapper. I praksis dekker uttrykket to ulike oppgaver, og det meste av forvirringen når man skal velge system for svømmeklubben, kommer av at de blandes sammen.
Den første oppgaven er administrasjon: medlemskap, kontingent, påmelding, kursbooking og regnskap. Den andre er den sportslige siden: treningsgrupper, trenere, sesongplaner, oppmøte, stevner og hvordan hver svømmer utvikler seg. En svømmeskole som selger kurs til publikum, lever mest i den første. En konkurranseklubb lever mest i den andre, fordi det er der trenerne bruker uken sin.
To slags systemer for svømmeklubber
Før du sammenligner funksjonslister, bør du avgjøre hvilken av disse to kolonnene klubbens faktiske problem hører hjemme i.
| Sammenlignet på | Administrasjonssystemer | Trenings- og lagsystemer |
|---|---|---|
| Kjernen i registeret | Medlemmet og betalingene | Svømmeren og treningen |
| Typiske funksjoner | Påmelding, kontingent, fakturering, kursbooking, regnskapseksport | Grupper, sesongplanlegging, økter, oppmøte, stevner, svømmerhistorikk |
| Hovedbrukere | Kasserer, kontor, styre | Hovedtrener, gruppetrenere, svømmere, foreldre |
| Hva det erstatter | Papirskjemaer, bankoverføringer, bookingregneark | Treningsregneark, Word-dokumenter, gruppechatter |
| Spørsmålet det besvarer | Hvem har betalt? | Hva trente egentlig denne gruppen, og virker det? |
Noen produkter prøver å dekke begge kolonnene, som regel ved å være sterke på den ene og tynne på den andre. Mange klubber håndterer allerede medlemskap og kontingent gjennom forbundet eller en generell plattform for idrettslag. Det disse klubbene mangler, er sjelden enda et medlemsregister. Det er treningssiden, som en generell plattform aldri ble bygget for, og derfor ender jakten på klubbprogram så ofte med at trenerne fortsatt jobber i regneark.
Hvorfor regneark slutter å fungere
Et regneark er en helt grei database for svømmeklubben så lenge det er én trener og én gruppe. Det bryter sammen når den samme informasjonen må ligge flere steder samtidig, og ingen eier kopien som er riktig.
Ta én helt vanlig endring: en svømmer rykker opp fra utviklingsgruppen til prestasjonsgruppen i januar. I et typisk oppsett med regneark må den ene beslutningen gjentas i:
- Medlemslisten som kontoret fører
- Oppmøtelisten for den gamle gruppen, og den for den nye
- Treningsplandokumentet til hver gruppetrener
- Gruppechatten for svømmere og foreldre
- Påmeldingslisten til neste stevne
- Listen over kvalifiseringstider som hovedtreneren sjekker før mesterskap
Det er seks endringer gjort av opptil fire ulike personer. Glem én, og svømmeren møter opp på feil økt, en forelder følger den gamle timeplanen, eller treningshistorikken deles i to, slik at ingen senere kan se svømmerens hele sesong. I et system for lagadministrasjon er det én endring: flytt svømmeren til den nye gruppen, så følger timeplan, oppmøte, planer og meldinger med.
Hva du bør se etter i et system for svømmeklubb
Sju ting skiller et system trenerne fortsetter å bruke, fra et de har gitt opp innen november. Ingen av dem handler om en lang funksjonsliste; hver av dem handler om hvorvidt programmet passer til hvordan en svømmeklubb faktisk er organisert og drives fra uke til uke.
Grupper og roller som passer klubben din
Klubber er organisert i grupper med en ansvarlig trener, assistenter, svømmere og foreldre. Programmet bør speile det direkte: en gruppetrener ser sine egne grupper, hovedtreneren ser alle, og en forelder ser sitt eget barn. Et system der alle ser alt, eller ingenting, overlever ikke sin første sesong.
Sesongplanlegging, ikke bare en kalender
En kalender forteller deg når treningen skjer. Programvare laget for svømming bør også inneholde hva treningen er: sesongplanen, treningsblokkene, ukebelastningen og selve seriene. Dette er det tydeligste skillet mellom generell idrettsprogramvare og et system bygget for svømming, der distanser, svømmearter, intervaller og intensitet er selve innholdet i arbeidet.
Oppmøte koblet til planen
Oppmøte er bare nyttig hvis det kan sammenlignes med det som var planlagt. Se etter et system der planlagt og gjennomført trening ligger sammen, slik at treneren kan se hver svømmers reelle ukebelastning i stedet for en liste med avkrysninger som ingen leser igjen.
Stevner og kvalifiseringstider
En konkurranseklubb planlegger sesongen baklengs fra stevnene. Programmet bør la trenerne legge stevner inn i sesongplanen, se hvilke svømmere som skal delta, og følge hver svømmer opp mot kvalifiseringstidene til mesterskapene gruppen sikter mot.
Kommunikasjon som blir i klubben
Meldinger, dokumenter og endringer i timeplanen bør nå riktig gruppe, og foreldre bør få den praktiske informasjonen uten å trenge trenerens private telefonnummer. Når kommunikasjonen går gjennom klubbens system, blir den værende i klubben når en trener slutter.
En inngang for svømmerne
Hvis svømmerne ikke kan se sine egne økter og mål, blir treneren mellomledd for hvert eneste spørsmål. En svømmerapp koblet til trenerens plan fjerner det, og gir treneren tilbakemelding på hvordan treningen faktisk kjentes.
Importer det du allerede har
Ingen klubb starter fra null. Systemet bør kunne importere svømmerlisten din fra et regneark, CSV eller Excel, slik at oppsettet tar en ettermiddag og ikke en sesong. Et system som forventer at hver svømmer skal tastes inn for hånd, forteller deg hvordan resten av samarbeidet kommer til å bli.
Spørsmål du bør stille før du velger
Funksjonslister fra ulike leverandører ligner gjerne på hverandre. Still heller disse spørsmålene i en demo eller i prøveperioden; svarene viser forskjellene som betyr noe når den første måneden er over.
| Spørsmål | Hvorfor det betyr noe |
|---|---|
| Hvem legger inn dataene, og hvor lang tid tar det hver uke? | Programvare som gir trenerne mer administrasjon, blir lagt bort. |
| Kan en trener begrenses til sine egne grupper? | Rollene avgjør om hovedtreneren kan stole på oversikten. |
| Hva kan foreldre se, og hvem bestemmer det? | Foreldre trenger det praktiske; treningsdetaljer er klubbens valg. |
| Fungerer det på mobilen ved bassenget? | Oppmøte og endringer i siste liten skjer på bassengkanten. |
| Kan vi eksportere dataene våre? | Det er klubben som eier historikken, ikke leverandøren. |
| Kan vi prøve det med de ekte gruppene våre? | En demoklubb skjuler problemene klubben din faktisk kommer til å møte. |
| Hvordan endres prisen når vi vokser? | Pris per svømmer, per trener og trinnvis prising sprer seg raskt når klubben blir større. |
Hva koster et program for svømmeklubber?
Et program for svømmeklubber prises vanligvis per måned etter klubbens størrelse, regnet i svømmere, trenere eller begge deler. Sammenlign prisen for den størrelsen du venter neste sesong, ikke den du har i dag.
Som et regneeksempel er dette Swim Suites publiserte planer:
| Plan | Pris per måned | Trenere | Svømmere |
|---|---|---|---|
| Micro | 40 € | 1 | Opptil 10 |
| Small | 80 € | Opptil 3 | Opptil 30 |
| Large | 140 € | Opptil 20 | Opptil 200 |
En klubb med 120 svømmere i seks grupper og fem trenere trenger Large-planen, fordi Small stopper ved tre trenere og 30 svømmere. Det blir 140 € i måneden, eller omtrent 1,17 € per svømmer. Alle planer inkluderer både trenerappen og svømmerappen, og det er 14 dagers gratis prøveperiode uten betalingskort. Se alle planene på prissiden.
Hvor Swim Suite passer inn
Swim Suite er et program for svømmeklubber bygget for konkurranseklubber: treningskolonnen i tabellen over. Det er bygget rundt klubber, grupper, trenere, svømmere og foreldre, og dekker:
- Sesongplanlegging fra makrosykluser ned til én enkelt serie, med KI-assistert utforming av serier
- Grupper med ansvarlige trenere, og roller som holder hver trener til sine egne grupper
- Oppmøte og ukebelastning, sammenlignet med planen
- Stevner i sesongplanen, med kvalifiseringstider per gruppe og per svømmer
- Klubbchat og delte gruppedokumenter
- En foreldrevisning med timeplan, oppmøte, meldinger og dokumenter
- Import av svømmerlisten fra CSV eller Excel
- Swim Forge, svømmerappen, og Swim Analyzer for videoanalyse, koblet til den samme klubbkontoen
Det Swim Suite ikke gjør, er å kreve inn medlemskontingent eller selge svømmekurs. Trenger klubben din det, beholder du medlems- eller bookingsystemet du har for pengene, og bruker Swim Suite til idretten.
Vil du se nærmere på hvordan planlegging, oppmøte, statistikk og analyse henger sammen, kan du lese hva programvare for svømming dekker.
Vanlige spørsmål
Dette er spørsmålene klubber oftest stiller når de begynner å sammenligne systemer for svømmeklubber, besvart kort. Hvert av dem dukker opp i nesten hver første samtale med en klubb.
Hva er forskjellen på program for svømmeklubber og program for svømmelag?
De beskriver samme kategori: programvare som organiserer klubbens svømmere, grupper og trenere. «Lag» peker gjerne mot treningssiden, mens «klubb» noen ganger også omfatter medlemskap og kontingent, så sjekk hva et produkt faktisk mener.
Kan en database for svømmeklubben erstatte regneark?
Ja, så snart mer enn én trener eller gruppe deler den samme informasjonen. En database har hver svømmer registrert én gang, så en endring gjort ett sted vises overalt, noe en samling separate regneark ikke kan garantere.
Hvor lang tid tar det å bytte til et nytt system?
De fleste klubber kan importere svømmerne og sette opp gruppene på en ettermiddag, og så bygge den første treningsblokken samme uke. Å endre trenernes vaner tar lengre tid enn å flytte dataene, så start med én gruppe og rull ut til resten når det fungerer.
Er program for svømmeklubber bare for store klubber?
Nei. En enkelt trener med ti svømmere får den samme fordelen av én plan og én oppmøteliste. Verdien vokser med hver ekstra trener og gruppe som ellers ville hatt sin egen versjon av sannheten.