Svømmeklubb uten regneark: en plan på fire uker
Flytt svømmeklubben fra regneark til klubbprogram på fire uker: hva som skal med, hvordan du rydder medlemslisten og hvorfor du starter med én gruppe.
Finnes også på English · Svenska · Deutsch · Español · Français · Italiano · Nederlands · Dansk · Suomi
Når er det på tide å forlate regnearkene?
Det er på tide å flytte en svømmeklubb bort fra regneark når den samme svømmeren står i mer enn ett ark og ingen er sikker på hvilken versjon som stemmer. Fram til da er et regneark billig, fleksibelt og godt nok. Etter det må hver endring gjøres flere ganger, og klubben betaler for det i feil.
Tegnene er som regel åpenbare i ettertid. En svømmer bytter gruppe og står fortsatt på den gamle oppmøtelisten i mars. En forelder følger en timeplan som ble endret for to uker siden. En ny trener ber om fjorårets trening og får fire filer med litt ulike medlemslister. En hovedtrener kan ikke svare på hvor mye prestasjonsgruppen faktisk trente i oktober uten en kveld med klipp og lim.
Steg én: lag en oversikt over hva dere har
Før dere velger eller setter opp noe som helst, list opp alle regneark, dokumenter og chatter klubben bruker for å drive svømmingen. De fleste klubber finner mer enn de trodde, og listen forteller hva det nye systemet må erstatte.
| Typisk fil | Hva den inneholder | Hvor den havner i klubbprogrammet |
|---|---|---|
| Medlemsliste | Navn, fødselsdatoer, foresatte, kontaktinformasjon | Svømmerlisten, importert én gang |
| Gruppelister | Hvem som trener i hvilken gruppe | Grupper, med svømmerne fordelt |
| Oppmøtelister | Én per gruppe, én fane per måned | Oppmøte registrert mot hver økt |
| Treningsplaner | Sesongoversikt, ukens sett | Sesongplanen og øktene i den |
| Stevnepåmeldinger | Hvem som svømmer hvilket stevne og hvilken øvelse | Stevner lagt inn i sesongplanen |
| Kvalifiseringstider | Tider som kreves til mesterskap | Kvalifiseringstider per gruppe og svømmer |
| Gruppechatter | Endringer i timeplanen, påminnelser, dokumenter | Meldinger til klubben og gruppene |
To ting blir som regel værende der de er. Kontingent og fakturering hører ofte hjemme i forbundets eller klubbens regnskapssystem. Og historiske resultater ligger normalt i forbundets resultatdatabase, så det er ingen grunn til å taste dem inn på nytt.
Steg to: rydd medlemslisten før du importerer den
Alle klubbsystemer importerer en svømmerliste fra CSV eller Excel, og alle importer arver rotet i filen. En time med rydding sparer en sesong med duplikater.
- Én rad per svømmer. Slå sammen svømmeren som står som «Alex Lind» i ett ark og «Alexander Lind» i et annet.
- Én kolonne per felt. Fornavn, etternavn, fødselsdato, gruppe, e-post til foresatt. Ingen «notater»-kolonne med tre opplysninger i.
- Ett datoformat. Fødselsdatoer som YYYY-MM-DD, slik at 03/04/2012 ikke leses som enten mars eller april avhengig av hvem som åpner filen.
- Bare nåværende svømmere. Svømmere som sluttet for to sesonger siden, hører hjemme i et arkiv, ikke i den første importen.
- Foresattes kontaktinfo kontrollert. Foreldrekontoer opprettes fra disse adressene, så en feil adresse betyr en familie som aldri blir invitert.
En typisk klubb med 120 svømmere ender med en fil på 120 rader og seks til åtte kolonner. Har din 180 rader, er de 60 ekstra duplikater og folk som har sluttet, og de er verdt å fjerne nå.
En firukersplan for overgangen
Å flytte hele klubben på en mandag er slik overganger mislykkes. Flytt én gruppe først, bevis at det fungerer, og ta deretter med de andre. Fire uker holder for de fleste klubber.
| Uke | Hvem | Hva skjer | Ferdig når |
|---|---|---|---|
| 1 | Hovedtrener, én administrator | Importere den ryddede listen, opprette grupper og trenerroller | Alle svømmere er i riktig gruppe |
| 2 | Én pilotgruppe og treneren dens | Planlegge uken, føre oppmøte, sende meldinger gjennom systemet | Pilottreneren har ikke brukt noe annet på en uke |
| 3 | Pilotgruppens foreldre og svømmere | Invitere svømmerne og foreldrene deres | De fleste familiene har logget inn én gang |
| 4 | Resten av gruppene | Gjenta uke 2 og 3 for hver gruppe | De gamle arkene er arkivert, skrivebeskyttet |
Velg pilotgruppen med omhu. Den beste har en trener som er nysgjerrig heller enn motvillig, og en størrelse som er stor nok til å være ekte – en gruppe på femten til tjuefem svømmere tester systemet uten å overvelde noen.
Hva du ikke skal flytte over
Ikke alt i de gamle filene fortjener en plass i det nye systemet. Gamle treningsplaner er nyttige som referanse, men sjelden verdt å importere sett for sett; behold dem som dokumenter og bygg den nye sesongen fra bunnen. Gamle oppmøtelister har samme verdi som referanse og nesten ingen som data, fordi de aldri ble ført mot en plan. Og en kolonne ingen kan forklare, er en kolonne ingen trenger.
Poenget med flyttingen er en ren start med én kilde til sannhet, ikke en perfekt kopi av det gamle rotet på et nytt sted.
Hvorfor overganger mislykkes
Klubber mislykkes sjelden med å forlate regnearkene på grunn av programvaren. De mislykkes av grunner som er lette å se komme.
- De gamle arkene står åpne. Hvis regnearket fortsatt kan redigeres, vil noen fortsette å bruke det, og klubben har da to sannheter i stedet for én. Arkiver det skrivebeskyttet samme dag som hver gruppe flytter.
- Ingen eier innføringen. Én navngitt person, som regel hovedtreneren, bestemmer når hver gruppe flytter, og svarer på trenernes spørsmål.
- Foreldrene inviteres for tidlig. En forelder som logger inn til en tom timeplan, logger ikke inn igjen. Inviter familiene når treneren har en uke med planer i systemet.
- Alt på én gang. En hel klubb som flytter samme uke, gjør hvert lite problem til et problem for hele klubben.
Velg systemet dere skal flytte til
Overgangsplanen over fungerer for alle klubbprogrammer for svømming som samler grupper, planer, oppmøte og meldinger på ett sted. Er klubben usikker på om det er den typen programvare den trenger, går guiden til de fem typene programvare for svømming gjennom hva hver type gjør og hvem den er laget for. Hva du bør se etter når du velger, og hvilke spørsmål du bør stille i prøveperioden, finner du i hvordan du velger program for svømmeklubben.
Swim Suite importerer en svømmerliste fra CSV eller Excel og samler grupper, sesongplan, oppmøte, stevner og meldinger i klubben, med en svømmerapp og en foreldrevisning på den samme klubbkontoen. Det er en gratis prøveperiode på 14 dager uten krav om kort, som er lenge nok til å kjøre uke én og to av planen med den ekte pilotgruppen deres. Se abonnementer og priser eller hvordan sesongplanleggingen og lagadministrasjonen fungerer.
Ofte stilte spørsmål
Her er korte svar på det klubbstyrer og hovedtrenere oftest spør om når de skal avgjøre om de tar steget denne sesongen eller venter til neste.
Hvor lang tid tar det å flytte en svømmeklubb bort fra regneark?
De fleste klubber kan flytte på omtrent fire uker: én uke til import og oppsett, én uke med pilot i én gruppe, og to uker til å få med de andre gruppene og familiene. Dataene tar en ettermiddag; å endre vaner tar resten.
Når i sesongen bør en klubb bytte?
Det beste tidspunktet er starten på en sesong eller rett etter en mesterskapspause, når sesongplanen likevel skal skrives. Å bytte midt i en blokk tvinger trenerne til å bygge opp igjen en plan de er halvveis gjennom.
Kan vi fortsette å bruke regneark til noen ting?
Ja, til alt det nye systemet ikke dekker, for eksempel klubbens regnskap. Regelen er at hver opplysning finnes på nøyaktig ett sted, så en svømmers gruppe, timeplan og oppmøte skal aldri føres i et regneark når de først ligger i systemet.