Från Excel till klubbsystem: simklubbens fyraveckorsplan
Så flyttar simklubben från kalkylark till ett klubbsystem på fyra veckor: vad som ska med, hur ni städar medlemslistan och varför ni börjar med en grupp.
Finns även på English · Deutsch · Español · Français · Italiano · Nederlands · Norsk · Dansk · Suomi
När är det dags att lämna kalkylarken?
Det är dags att flytta en simklubb från kalkylark när samma simmare finns i mer än ett ark och ingen är säker på vilken kopia som stämmer. Fram till dess är ett kalkylark billigt, flexibelt och tillräckligt bra. Efter det måste varje ändring göras flera gånger, och klubben betalar för det i misstag.
Tecknen är oftast uppenbara i efterhand. En simmare byter grupp och står fortfarande på den gamla närvarolistan i mars. En förälder följer ett schema som ändrades för två veckor sedan. En ny tränare ber om förra säsongens träning och får fyra filer med lite olika medlemslistor. En huvudtränare kan inte svara på hur mycket tävlingsgruppen faktiskt tränade i oktober utan en kväll av kopiera och klistra in.
Steg ett: inventera vad ni har
Innan ni väljer eller sätter upp något, lista varje kalkylark, dokument och chatt som klubben använder för att driva simverksamheten. De flesta klubbar hittar fler än de trodde, och listan visar vad det nya systemet måste ersätta.
| Typisk fil | Vad den innehåller | Var den hamnar i klubbsystemet |
|---|---|---|
| Medlemslista | Namn, födelsedatum, vårdnadshavare, kontaktuppgifter | Simmarregistret, importerat en gång |
| Grupplistor | Vem som tränar i vilken grupp | Grupper, med simmarna placerade |
| Närvarolistor | En per grupp, en flik per månad | Närvaro registrerad mot varje pass |
| Träningsplaner | Säsongsöversikt, veckans set | Säsongsplanen och dess pass |
| Tävlingsanmälningar | Vem som simmar vilken tävling och gren | Tävlingar placerade i säsongsplanen |
| Kvaltider | Tider som krävs för mästerskap | Kvaltider per grupp och simmare |
| Gruppchattar | Schemaändringar, påminnelser, dokument | Meddelanden till klubben och grupperna |
Två saker brukar stanna där de är. Medlemsavgifter och fakturering hör ofta hemma i förbundets eller klubbens ekonomisystem. Och historiska resultat finns normalt i förbundets resultatdatabas, så det finns ingen anledning att skriva in dem igen.
Steg två: städa medlemslistan innan ni importerar den
Varje klubbsystem importerar en medlemslista från CSV eller Excel, och varje import ärver röran i filen. En timmes städning sparar en säsong av dubbletter.
- En rad per simmare. Slå ihop simmaren som står som ”Alex Lind” i ett ark och ”Alexander Lind” i ett annat.
- En kolumn per fält. Förnamn, efternamn, födelsedatum, grupp, vårdnadshavarens e-post. Ingen kolumn för ”anteckningar” som rymmer tre uppgifter.
- Ett datumformat. Födelsedatum som YYYY-MM-DD, så att 03/04/2012 inte läses som antingen mars eller april beroende på vem som öppnar filen.
- Bara nuvarande simmare. Simmare som slutade för två säsonger sedan hör hemma i ett arkiv, inte i den första importen.
- Kontrollera vårdnadshavarnas kontaktuppgifter. Föräldrakonton skapas från de här adresserna, så en felaktig adress betyder en familj som aldrig får någon inbjudan.
En typisk klubb med 120 simmare får en fil med 120 rader och sex till åtta kolumner. Om er fil har 180 rader är de extra 60 dubbletter och simmare som slutat, och de är värda att ta bort nu.
En flyttplan på fyra veckor
Att flytta hela klubben en måndag är så flyttar misslyckas. Flytta en grupp först, visa att det fungerar, och ta sedan över de andra. Fyra veckor räcker för de flesta klubbar.
| Vecka | Vem | Vad som händer | Klart när |
|---|---|---|---|
| 1 | Huvudtränaren, en administratör | Importera den städade medlemslistan, skapa grupper och tränarroller | Varje simmare är i rätt grupp |
| 2 | En pilotgrupp och dess tränare | Planera veckan, ta närvaro, skicka meddelanden via systemet | Pilottränaren har inte använt något annat på en vecka |
| 3 | Pilotgruppens föräldrar och simmare | Bjud in simmarna och deras föräldrar | De flesta familjer har loggat in en gång |
| 4 | Övriga grupper | Upprepa vecka 2 och 3 för varje grupp | De gamla arken är arkiverade och skrivskyddade |
Välj pilotgrupp med omsorg. Den bästa har en tränare som är nyfiken snarare än motvillig och en storlek som är stor nog att vara på riktigt – en grupp på femton till tjugofem simmare testar systemet utan att någon blir överväldigad.
Vad ni inte ska flytta
Allt i de gamla filerna förtjänar inte en plats i det nya systemet. Gamla träningsplaner är bra som referens men sällan värda att importera set för set; spara dem som dokument och bygg den nya säsongen från grunden. Gamla närvarolistor har samma värde som referens och nästan inget som data, eftersom de aldrig registrerades mot en plan. Och en kolumn som ingen kan förklara är en kolumn som ingen behöver.
Poängen med flytten är en ren start med en enda källa till sanningen, inte en perfekt kopia av den gamla röran på ett nytt ställe.
Varför flyttar misslyckas
Klubbar misslyckas sällan med att lämna kalkylarken på grund av programvaran. De misslyckas av skäl som är lätta att se komma.
- De gamla arken förblir öppna. Om kalkylarket fortfarande går att redigera kommer någon att fortsätta använda det, och klubben har då två sanningar i stället för en. Arkivera det skrivskyddat samma dag som varje grupp flyttar.
- Ingen äger införandet. En namngiven person, oftast huvudtränaren, bestämmer när varje grupp flyttar och svarar på tränarnas frågor.
- Föräldrarna bjuds in för tidigt. En förälder som loggar in och möter ett tomt schema loggar inte in igen. Bjud in familjerna när tränaren har en veckas planer i systemet.
- Allt på en gång. När hela klubben flyttar samma vecka blir varje litet problem ett problem för hela klubben.
Så väljer ni systemet att flytta till
Flyttplanen ovan fungerar för alla klubbsystem för simning som samlar grupper, planer, närvaro och meddelanden på ett ställe. Om klubben inte är säker på att det är den sortens programvara den behöver, går guiden till de fem typerna av programvara för simning igenom vad varje typ gör och vem den är byggd för. Vad ni ska titta efter när ni väljer, och vilka frågor ni ska ställa under en provperiod, tas upp i så väljer du program för simklubbar.
Swim Suite importerar en medlemslista från CSV eller Excel och samlar grupper, säsongsplan, närvaro, tävlingar och klubbmeddelanden, med en simmarapp och en föräldravy på samma klubbkonto. Det finns en kostnadsfri provperiod på 14 dagar utan krav på kort, vilket räcker för att köra vecka ett och två i planen med er riktiga pilotgrupp. Se abonnemang och priser eller hur säsongsplaneringen och lagadministrationen fungerar.
Vanliga frågor
Korta svar på det som klubbstyrelser och huvudtränare oftast frågar när de ska bestämma om flytten ska göras redan den här säsongen eller om det är bättre att vänta till nästa.
Hur lång tid tar det att flytta en simklubb från kalkylark?
De flesta klubbar kan flytta på ungefär fyra veckor: en vecka för import och uppsättning, en vecka med en pilotgrupp och två veckor för att ta över övriga grupper och familjer. Datan tar en eftermiddag; att ändra vanor tar resten.
När under säsongen ska en klubb byta?
Bäst är i början av en säsong eller direkt efter ett mästerskapsuppehåll, när säsongsplanen ändå skrivs. Att byta mitt i ett block tvingar tränarna att bygga om en plan de är halvvägs igenom.
Kan vi fortsätta använda kalkylark till vissa saker?
Ja, för allt som det nya systemet inte täcker, till exempel klubbens bokföring. Regeln är att varje uppgift bara finns på ett ställe, så en simmares grupp, schema och närvaro ska aldrig ligga i ett kalkylark när de väl finns i systemet.