Uimaseura pois Excelistä: neljän viikon suunnitelma
Näin uimaseura siirtyy taulukoista seuraohjelmistoon neljässä viikossa: mitä siirtää, miten jäsenlista siivotaan ja miksi aloittaa yhdestä ryhmästä.
Saatavilla myös English · Svenska · Deutsch · Español · Français · Italiano · Nederlands · Norsk · Dansk
Milloin on aika luopua taulukoista?
Uimaseuran on aika luopua taulukoista silloin, kun sama uimari on useammassa taulukossa eikä kukaan tiedä varmasti, mikä kopio on oikea. Siihen asti taulukko on halpa, joustava ja riittävän hyvä. Sen jälkeen jokainen muutos pitää tehdä monta kertaa, ja seura maksaa siitä virheinä.
Merkit ovat jälkikäteen yleensä ilmeisiä. Uimari vaihtaa ryhmää ja on maaliskuussa yhä vanhalla läsnäolotaulukolla. Vanhempi seuraa aikataulua, joka muuttui kaksi viikkoa sitten. Uusi valmentaja pyytää edellisen kauden harjoitukset ja saa neljä tiedostoa, joissa on hieman erilaiset jäsenlistat. Päävalmentaja ei pysty vastaamaan, kuinka paljon kilparyhmä oikeasti harjoitteli lokakuussa, ilman iltaa kopioimista ja liittämistä.
Vaihe yksi: kartoita, mitä teillä on
Ennen kuin valitset tai otat käyttöön mitään, listaa jokainen taulukko, dokumentti ja chat-ryhmä, jolla seura pyörittää uintitoimintaansa. Useimmat seurat löytävät enemmän kuin odottivat, ja lista kertoo, mitä uuden järjestelmän pitää korvata.
| Tyypillinen tiedosto | Mitä siinä on | Minne se menee seuraohjelmistossa |
|---|---|---|
| Jäsenlista | Nimet, syntymäajat, huoltajat, yhteystiedot | Uimarirekisteri, tuodaan kerran |
| Ryhmälistat | Kuka harjoittelee missäkin ryhmässä | Ryhmät, joihin uimarit on liitetty |
| Läsnäolotaulukot | Yksi ryhmää kohti, yksi välilehti kuukautta kohti | Läsnäolo kirjattuna kuhunkin harjoitukseen |
| Harjoitussuunnitelmat | Kauden runko, viikon sarjat | Kausisuunnitelma ja sen harjoitukset |
| Kilpailuilmoittautumiset | Kuka ui missäkin kilpailussa ja lajissa | Kilpailut sijoitettuna kausisuunnitelmaan |
| Karsintarajat | Mestaruuskilpailuihin vaadittavat ajat | Karsintarajat ryhmä- ja uimarikohtaisesti |
| Ryhmächatit | Aikataulumuutokset, muistutukset, dokumentit | Seuran ja ryhmien viestintä |
Kaksi asiaa jää yleensä ennalleen. Jäsenmaksut ja laskutus kuuluvat usein liiton tai seuran kirjanpitojärjestelmään. Ja vanhat tulokset ovat yleensä liiton tulostietokannassa, joten niitä ei tarvitse kirjoittaa uudelleen.
Vaihe kaksi: siivoa jäsenlista ennen tuontia
Jokainen seurajärjestelmä tuo jäsenlistan CSV- tai Excel-tiedostosta, ja jokainen tuonti perii tiedoston sotkut. Tunnin siivous säästää kokonaisen kauden kaksoiskappaleilta.
- Yksi rivi uimaria kohti. Yhdistä uimari, joka on yhdessä taulukossa "Alex Lind" ja toisessa "Alexander Lind".
- Yksi sarake tietoa kohti. Etunimi, sukunimi, syntymäaika, ryhmä, huoltajan sähköposti. Ei "lisätietoja"-saraketta, jossa on kolme eri asiaa.
- Yksi päivämäärämuoto. Syntymäajat muodossa YYYY-MM-DD, jottei 03/04/2012 tulkita maaliskuuksi tai huhtikuuksi sen mukaan, kuka tiedoston avaa.
- Vain nykyiset uimarit. Kaksi kautta sitten lopettaneet kuuluvat arkistoon, eivät ensimmäiseen tuontiin.
- Huoltajien yhteystiedot tarkistettuina. Vanhempien tilit luodaan näistä osoitteista, joten väärä osoite tarkoittaa perhettä, joka ei koskaan saa kutsua.
Tyypillisen 120 uimarin seuran tiedostossa on lopulta 120 riviä ja kuudesta kahdeksaan saraketta. Jos teidän tiedostossanne on 180 riviä, ylimääräiset 60 ovat kaksoiskappaleita ja lopettaneita, ja ne kannattaa poistaa nyt.
Neljän viikon siirtymäsuunnitelma
Koko seuran siirtäminen kerralla yhtenä maanantaina on varma tapa epäonnistua. Siirrä ensin yksi ryhmä, osoita että se toimii, ja tuo sitten muut perässä. Neljä viikkoa riittää useimmille seuroille.
| Viikko | Kuka | Mitä tapahtuu | Valmis, kun |
|---|---|---|---|
| 1 | Päävalmentaja ja yksi toimihenkilö | Siivotun jäsenlistan tuonti, ryhmien ja valmentajaroolien luonti | Jokainen uimari on oikeassa ryhmässä |
| 2 | Yksi pilottiryhmä ja sen valmentaja | Viikon suunnittelu, läsnäolon kirjaus ja viestintä järjestelmän kautta | Pilottivalmentaja ei ole viikkoon käyttänyt mitään muuta |
| 3 | Pilottiryhmän vanhemmat ja uimarit | Uimareiden ja heidän vanhempiensa kutsuminen | Useimmat perheet ovat kirjautuneet kerran |
| 4 | Loput ryhmät | Viikot 2 ja 3 toistetaan jokaiselle ryhmälle | Vanhat taulukot on arkistoitu vain luku -tilaan |
Valitse pilottiryhmä huolella. Paras on sellainen, jonka valmentaja on ennemmin utelias kuin vastahakoinen ja joka on riittävän suuri ollakseen todellinen testi — 15–25 uimarin ryhmä koettelee järjestelmää kuormittamatta ketään liikaa.
Mitä ei kannata siirtää
Kaikki vanhojen tiedostojen sisältö ei ansaitse paikkaa uudessa järjestelmässä. Vanhat harjoitussuunnitelmat ovat hyödyllisiä viitteenä, mutta niitä harvoin kannattaa tuoda sarja sarjalta; säilytä ne dokumentteina ja rakenna uusi kausi puhtaalta pöydältä. Vanhoilla läsnäolotaulukoilla on sama arvo viitteenä ja lähes olematon datana, koska niitä ei koskaan kirjattu suunnitelmaa vasten. Ja sarake, jota kukaan ei osaa selittää, on sarake, jota kukaan ei tarvitse.
Siirron tarkoitus on puhdas alku ja yksi totuuden lähde, ei vanhan sotkun täydellinen kopio uudessa paikassa.
Miksi siirrot epäonnistuvat
Seurojen siirtyminen pois taulukoista kaatuu harvoin ohjelmistoon. Syyt ovat helppo nähdä etukäteen.
- Vanhat taulukot jäävät auki. Jos taulukkoa voi yhä muokata, joku jatkaa sen käyttämistä, ja seuralla on nyt kaksi totuutta yhden sijaan. Arkistoi se vain luku -tilaan samana päivänä, kun kukin ryhmä siirtyy.
- Kukaan ei omista käyttöönottoa. Yksi nimetty henkilö, yleensä päävalmentaja, päättää, milloin kukin ryhmä siirtyy, ja vastaa valmentajien kysymyksiin.
- Vanhemmat kutsutaan liian aikaisin. Vanhempi, joka kirjautuu tyhjään aikatauluun, ei kirjaudu uudestaan. Kutsu perheet vasta, kun valmentajalla on viikon suunnitelmat järjestelmässä.
- Kaikki kerralla. Kun koko seura siirtyy samalla viikolla, jokaisesta pienestä ongelmasta tulee koko seuran ongelma.
Mihin järjestelmään siirtyä
Yllä oleva siirtymäsuunnitelma toimii minkä tahansa uimaseuran ohjelmiston kanssa, joka pitää ryhmät, suunnitelmat, läsnäolon ja viestinnän yhdessä paikassa. Jos seura ei ole varma, onko juuri tällainen ohjelmisto sitä, mitä se tarvitsee, opas uinnin ohjelmistojen viidestä tyypistä kertoo, mitä kukin tyyppi tekee ja kenelle se on tehty. Mitä valinnassa kannattaa katsoa ja mitä kokeilujakson aikana kysyä, kerrotaan oppaassa näin valitset uimaseuran ohjelmiston.
Swim Suite tuo jäsenlistan CSV- tai Excel-tiedostosta ja pitää ryhmät, kausisuunnitelman, läsnäolon, kilpailut ja seuran viestinnän yhdessä, ja samalla seuratilillä on myös uimarin sovellus ja vanhempien näkymä. Käytössä on 14 päivän ilmainen kokeilu ilman korttia, mikä riittää suunnitelman viikkojen yksi ja kaksi läpikäymiseen oikean pilottiryhmänne kanssa. Katso paketit ja hinnat tai miten kausisuunnittelu ja joukkueen hallinta toimivat.
Usein kysyttyä
Tässä lyhyet vastaukset siihen, mitä seurojen hallitukset ja päävalmentajat kysyvät useimmin silloin, kun he punnitsevat, siirrytäänkö jo tällä kaudella vai odotetaanko vielä seuraavan kauden alkuun asti.
Kauanko uimaseuran siirtyminen pois taulukoista kestää?
Useimmat seurat siirtyvät noin neljässä viikossa: viikko tuontiin ja asetuksiin, viikko pilottiin yhden ryhmän kanssa ja kaksi viikkoa muiden ryhmien ja perheiden siirtämiseen. Data siirtyy iltapäivässä; tapojen muuttaminen vie loput ajasta.
Missä vaiheessa kautta seuran kannattaa vaihtaa?
Paras hetki on kauden alku tai heti mestaruuskilpailujen jälkeisen tauon päätyttyä, kun kausisuunnitelmaa kirjoitetaan joka tapauksessa. Vaihto kesken jakson pakottaa valmentajat rakentamaan uudelleen suunnitelman, joka on vasta puolivälissä.
Voimmeko käyttää taulukoita yhä joihinkin asioihin?
Kyllä, kaikkeen, mitä uusi järjestelmä ei kata, kuten seuran kirjanpitoon. Sääntö on, että jokainen tieto on täsmälleen yhdessä paikassa, joten uimarin ryhmää, aikataulua ja läsnäoloa ei pidä enää koskaan pitää taulukossa, kun ne ovat järjestelmässä.