Svømmeklubben væk fra regneark: en plan på fire uger
Sådan flytter svømmeklubben fra regneark til klubsoftware på fire uger: hvad der skal med, oprydning i medlemslisten, og hvorfor du starter med én gruppe.
Findes også på English · Svenska · Deutsch · Español · Français · Italiano · Nederlands · Norsk · Suomi
Hvornår er det tid til at droppe regnearkene?
Det er tid til at flytte en svømmeklub væk fra regneark, når den samme svømmer står i mere end ét ark, og ingen er sikker på, hvilken version der er den rigtige. Indtil da er et regneark billigt, fleksibelt og godt nok. Derefter skal hver ændring laves flere gange, og klubben betaler for det i fejl.
Tegnene er som regel tydelige bagefter. En svømmer skifter gruppe og står stadig på den gamle fremmødeliste i marts. En forælder følger et træningsskema, der blev ændret for to uger siden. En ny træner beder om sidste sæsons træning og får udleveret fire filer med lidt forskellige medlemslister. En cheftræner kan ikke svare på, hvor meget konkurrencegruppen faktisk trænede i oktober, uden en aften med at kopiere og indsætte.
Trin et: Gør status over det, du har
Før du vælger eller sætter noget op, så lav en liste over hvert regneark, dokument og chat, klubben bruger til at drive sin svømning. De fleste klubber finder flere, end de havde regnet med, og listen fortæller dig, hvad det nye system skal erstatte.
| Typisk fil | Hvad den indeholder | Hvor den hører hjemme i klubsoftware |
|---|---|---|
| Medlemsliste | Navne, fødselsdatoer, forældre, kontaktoplysninger | Svømmerlisten, importeret én gang |
| Gruppelister | Hvem der træner i hvilken gruppe | Grupper med tilknyttede svømmere |
| Fremmødelister | Én pr. gruppe, én fane pr. måned | Fremmøde registreret på hvert træningspas |
| Træningsplaner | Sæsonoversigt, ugentlige sæt | Sæsonplanen og dens træningspas |
| Stævnetilmeldinger | Hvem der svømmer hvilket stævne og hvilken disciplin | Stævner placeret i sæsonplanen |
| Kvalifikationstider | Tider, der kræves til mesterskaber | Kvalifikationstider pr. gruppe og svømmer |
| Gruppechats | Ændringer i skemaet, påmindelser, dokumenter | Beskeder til klubben og grupperne |
To ting bliver som regel, hvor de er. Kontingent og fakturering hører ofte til forbundets eller klubbens regnskabssystem. Og historiske resultater ligger normalt i forbundets resultatdatabase, så der er ingen grund til at taste dem ind igen.
Trin to: Ryd op i medlemslisten, før du importerer den
Alle klubsystemer importerer en medlemsliste fra CSV eller Excel, og hver import arver rodet i filen. En times oprydning sparer en sæson med dubletter.
- Én række pr. svømmer. Flet den svømmer sammen, der står som »Alex Lind« i ét ark og »Alexander Lind« i et andet.
- Én kolonne pr. felt. Fornavn, efternavn, fødselsdato, gruppe, forælders e-mail. Ingen »noter«-kolonne med tre oplysninger i.
- Ét datoformat. Fødselsdatoer som YYYY-MM-DD, så 03/04/2012 ikke læses som enten marts eller april, afhængigt af hvem der åbner filen.
- Kun nuværende svømmere. Svømmere, der stoppede for to sæsoner siden, hører hjemme i et arkiv, ikke i den første import.
- Forældrekontakter tjekket. Forældrekonti oprettes ud fra disse adresser, så en forkert adresse betyder en familie, der aldrig bliver inviteret.
En typisk klub med 120 svømmere ender med en fil på 120 rækker og seks til otte kolonner. Har din fil 180 rækker, er de ekstra 60 dubletter og udmeldte, og de er værd at fjerne nu.
En migreringsplan på fire uger
At flytte hele klubben på en mandag er sådan, migreringer slår fejl. Flyt én gruppe først, bevis at det virker, og tag så de andre med. Fire uger er nok for de fleste klubber.
| Uge | Hvem | Hvad der sker | Færdig, når |
|---|---|---|---|
| 1 | Cheftræner, én administrator | Importér den ryddede medlemsliste, opret grupper og trænerroller | Alle svømmere er i den rigtige gruppe |
| 2 | Én pilotgruppe og dens træner | Planlæg ugen, tag fremmøde, send beskeder gennem systemet | Pilottræneren har ikke brugt andet i en uge |
| 3 | Pilotgruppens forældre og svømmere | Invitér svømmerne og deres forældre | De fleste familier har logget ind én gang |
| 4 | De resterende grupper | Gentag uge 2 og 3 for hver gruppe | De gamle ark er arkiveret som skrivebeskyttede |
Vælg pilotgruppen med omhu. Den bedste har en træner, der er nysgerrig snarere end modvillig, og en størrelse, der er stor nok til at være virkelighedstro – en gruppe på 15 til 25 svømmere tester systemet uden at overvælde nogen.
Hvad du ikke skal flytte over
Ikke alt i de gamle filer fortjener en plads i det nye system. Gamle træningsplaner er nyttige som reference, men sjældent værd at importere sæt for sæt; behold dem som dokumenter, og byg den nye sæson fra bunden. Gamle fremmødelister har samme værdi som reference og næsten ingen som data, fordi de aldrig blev registreret op imod en plan. Og en kolonne, ingen kan forklare, er en kolonne, ingen har brug for.
Pointen med skiftet er en ren start med én fælles sandhed, ikke en perfekt kopi af det gamle rod et nyt sted.
Hvorfor migreringer slår fejl
Klubber mislykkes sjældent med at komme væk fra regneark på grund af softwaren. De mislykkes af grunde, der er lette at se komme.
- De gamle ark forbliver åbne. Hvis regnearket stadig kan redigeres, vil nogen blive ved med at bruge det, og klubben har nu to sandheder i stedet for én. Arkivér det som skrivebeskyttet den dag, hver gruppe flytter.
- Ingen ejer udrulningen. Én navngiven person, som regel cheftræneren, bestemmer, hvornår hver gruppe flytter, og svarer på trænernes spørgsmål.
- Forældrene inviteres for tidligt. En forælder, der logger ind til et tomt skema, logger ikke ind igen. Invitér familierne, når træneren har en uges planer i systemet.
- Alt på én gang. Når hele klubben flytter i samme uge, bliver hvert lille problem til et problem for hele klubben.
Valget af det nye system
Migreringsplanen ovenfor virker for al klubsoftware til svømning, der samler grupper, planer, fremmøde og beskeder ét sted. Hvis klubben ikke er sikker på, at det er den slags software, den har brug for, gennemgår guiden til de fem typer software til svømning, hvad hver type gør, og hvem den er bygget til. Hvad du skal kigge efter, når du vælger, og hvilke spørgsmål du skal stille i en prøveperiode, står i sådan vælger du program til svømmeklubber.
Swim Suite importerer en medlemsliste fra CSV eller Excel og samler grupper, sæsonplan, fremmøde, stævner og klubbeskeder, med en svømmerapp og en forældrevisning på den samme klubkonto. Der er en gratis prøveperiode på 14 dage uden krav om betalingskort, hvilket er længe nok til at køre uge et og to af planen med din rigtige pilotgruppe. Se abonnementer og priser, eller se, hvordan sæsonplanlægning og holdadministration fungerer.
Ofte stillede spørgsmål
Korte svar på det, klubbestyrelser og cheftrænere oftest spørger om, når de skal beslutte, om skiftet skal ske denne sæson, eller om det skal vente til den næste.
Hvor lang tid tager det at flytte en svømmeklub væk fra regneark?
De fleste klubber kan flytte på omkring fire uger: én uge til import og opsætning, én uge som pilot med en enkelt gruppe og to uger til at tage de andre grupper og familierne med. Dataene tager en eftermiddag; at ændre vanerne tager resten.
Hvornår i sæsonen bør en klub skifte?
Det bedste tidspunkt er ved sæsonstart eller lige efter en mesterskabspause, når sæsonplanen alligevel skal skrives. Et skifte midt i en blok tvinger trænerne til at genopbygge en plan, de er halvvejs igennem.
Kan vi blive ved med at bruge regneark til nogle ting?
Ja, til alt det, det nye system ikke dækker, for eksempel klubbens regnskab. Reglen er, at hver oplysning findes præcis ét sted, så en svømmers gruppe, skema og fremmøde bør aldrig føres i et regneark, når de først er i systemet.