Zwemsoftware: de vijf soorten en hoe je kiest

Wat is zwemsoftware?

Zwemsoftware is elk programma dat gebouwd is rond het specifieke werk van de zwemsport: teams, wedstrijden, lessen, training en techniek. De term dekt vijf heel verschillende soorten producten, en de meeste verenigingen hebben er uiteindelijk twee of drie van nodig in plaats van één die beweert alles te kunnen.

Wat het onderscheidt van algemene sportsoftware is de inhoud. Zwemmen is georganiseerd in afstanden, slagen, vertrektijden, series, banen, limieten en tussentijden. Een systeem dat dat niet begrijpt, laat de trainer alles weer terugvertalen naar spreadsheets, en dat is meestal precies het probleem waar de vereniging vanaf wilde.

De vijf soorten zwemsoftware

Bijna elk product hoort duidelijk in een van deze vijf categorieën thuis, ook als de marketing zich uitstrekt tot een tweede. Weten naar welke soort je kijkt, scheelt het grootste deel van de tijd die je kwijt bent aan het vergelijken van functielijsten.

De categorieën overlappen zelden goed. Een wedstrijdprogramma is uitstekend in het indelen van een wedstrijd met honderden inschrijvingen en heeft niets te zeggen over de hoofdserie van dinsdag. Een zwemschoolsysteem weet precies wie er voor de les van niveau 3 heeft betaald en niets over de taper van een veertienjarige. Daarom levert een zoektocht naar zwemsoftware zulke verschillende producten op: ze beantwoorden verschillende vragen voor verschillende mensen.

Welke zwemsoftware heeft je vereniging nodig?

Het soort vereniging dat je runt, bepaalt veel meer wat je nodig hebt dan de omvang ervan. Zoek de rij die het dichtst bij je vereniging ligt en begin daar.

Neem een typische Europese wedstrijdvereniging. Inschrijvingen en uitslagen lopen al via de nationale zwembond of een wedstrijdprogramma, en de contributie gaat via een platform voor sportverenigingen of de bank. Wat overblijft is de trainingskant: een seizoensplanning in één spreadsheet per trainer, aanwezigheid op papier en een trainingshistorie die verdwijnt als een trainer vertrekt. Voor die vereniging is het gat niet "zwemsoftware" in het algemeen, maar specifiek de trainingslaag, en daar gebeurt het meeste werk van de week.

Wat trainingssoftware moet doen

Trainingssoftware is de categorie waar verenigingen het vaakst zonder zitten, dus het loont om concreet te zijn over wat een goede doet. Vier dingen zijn belangrijker dan de lengte van de functielijst.

Het plan vasthouden, niet alleen de agenda

Een agenda zegt wanneer er getraind wordt. Trainingssoftware moet ook vastleggen wát er getraind wordt: de seizoensplanning van macrocycli tot trainingsblokken, de weekbelasting, en de series zelf met hun afstanden, slagen, vertrektijden en intensiteiten.

Geplande en uitgevoerde training vergelijken

Door ziekte, gemiste trainingen en aangepaste series is het plan nooit precies wat elke zwemmer heeft gedaan. Goede software legt de uitgevoerde training vast naast het plan, zodat de trainer de werkelijke weekbelasting van elke zwemmer ziet in plaats van aan te nemen dat het plan de waarheid is.

Zwemmers hun eigen weergave geven

Als zwemmers hun trainingen en doelen niet kunnen zien, wordt de trainer het doorgeefluik voor elke vraag. Een zwemmersapp die aan het plan van de trainer gekoppeld is, neemt dat weg en stuurt terug hoe de training echt voelde, zodat de volgende week kan worden bijgesteld.

Techniek aan training koppelen

Wedstrijdtijden alleen verbergen hoe een race tot stand kwam. Twee races met dezelfde tijd kunnen voortkomen uit een andere slagfrequentie, een trager keerpunt of een betere start. Als videometingen naast de trainingshistorie staan, kan een trainer zien of het werk in het water de race verandert. Onze uitleg over slaglengte berekenen werkt zo'n meting stap voor stap uit.

Hoe kies je zwemsoftware?

Kies zwemsoftware door de taak te benoemen die nu misloopt, en test kandidaten vervolgens op die taak met de gegevens van je eigen vereniging. Een kort proces werkt beter dan een lange vergelijkingstabel:

1. Schrijf op waar elk soort informatie nu staat: plannen, aanwezigheid, inschrijvingen, uitslagen, contributie en video.
2. Markeer de plekken waar het misgaat, zoals dubbele spreadsheets, verloren historie of vragen die maar één trainer kan beantwoorden.
3. Koppel elke plek waar het misgaat aan een van de vijf soorten hierboven. Dat is waar je naar zoekt.
4. Controleer of de kandidaat samenwerkt met wat je houdt, zoals het inschrijvingssysteem van de bond of je ledenplatform.
5. Probeer het twee weken uit met één echte groep, niet met de demovereniging van een leverancier.
6. Vraag of je je gegevens kunt exporteren, en reken het abonnement door voor de omvang van volgend seizoen in plaats van dit seizoen.

Kiest je wedstrijdvereniging de trainingslaag, dan behandelt onze gids over software voor zwemverenigingen uitgebreider welke vragen je in een demo stelt.

Wat kost zwemsoftware?

Zwemsoftware wordt meestal geprijsd op omvang, maar de vijf soorten tellen die omvang verschillend: per lid, per zwemmer, per trainer, per wedstrijd, als eenmalige licentie of als een vergoeding op betalingen. Vergelijk de totale jaarkosten bij de omvang die je volgend seizoen verwacht, want de modellen lopen snel uiteen naarmate een vereniging groeit.

Als rekenvoorbeeld: de abonnementen van Swim Suite lopen van € 40 per maand voor één trainer en tien zwemmers tot € 140 per maand voor maximaal 20 trainers en 200 zwemmers. Een vereniging met 120 zwemmers en vijf trainers komt uit op het abonnement van € 140, wat neerkomt op ongeveer € 1,17 per zwemmer per maand. Elk abonnement bevat de trainers- en de zwemmersapp en een gratis proefperiode van 14 dagen zonder creditcard. Het volledige overzicht staat op de prijzenpagina.

Waar Swim Suite past

Swim Suite is coaching- en trainingssoftware voor wedstrijdzwemverenigingen, met videoanalyse in hetzelfde verenigingsaccount. Het dekt de rijen coaching en analyse uit de tabel hierboven:

• Swim Suite voor seizoensplanning van macrocyclus tot één enkele serie, groepen en rollen, aanwezigheid vergeleken met het plan, en wedstrijden met limieten
• Swim Forge, de zwemmersapp, met de training van de dag, de doelen van de trainer, droogtraining en reflecties die bij de trainer aankomen
• Swim Analyzer voor video op de telefoon, waarmee je slagfrequentie, slaglengte, starts en keerpunten meet aan de badrand

Swim Suite organiseert geen wedstrijden, int geen contributie en verkoopt geen zwemlessen. De meeste verenigingen houden daarvoor het inschrijvingssysteem van hun bond en hun ledenplatform, en gebruiken Swim Suite voor de sport zelf.

Veelgestelde vragen

Dit zijn de vragen die trainers, verenigingsbesturen en eigenaren van zwemscholen het vaakst stellen als ze zwemsoftware voor het eerst gaan vergelijken, elk hieronder kort en helder beantwoord.

Wat is de beste zwemsoftware?

De beste zwemsoftware is de software die gebouwd is voor de taak die je vereniging moet laten uitvoeren. Een wedstrijdorganisator heeft een wedstrijdprogramma nodig, een zwemschool lesboekingen en facturatie, en een wedstrijdvereniging meestal trainingssoftware. Geen enkel product is de beste in alle vijf categorieën.

Welke software gebruiken zwemtrainers?

De meeste zwemtrainers gebruiken een mix van tools: het systeem van de bond of een wedstrijdprogramma voor inschrijvingen en uitslagen, spreadsheets of een trainingsplatform voor trainingsplannen, en een telefoon voor video. Trainingssoftware vervangt de spreadsheets en koppelt de andere onderdelen aan elke zwemmer.

Hebben zwemteams en zwemscholen andere software nodig?

Meestal wel. Het kerngegeven van een zwemschool is de klant en de les waarvoor die betaald heeft, terwijl dat van een team de zwemmer en zijn training is. Software die rond het ene gebouwd is, is meestal dun op het andere.

Kan één systeem al mijn zwemsoftware vervangen?

Zelden, en het is zelden de moeite waard om dat te forceren. Wedstrijdbeheer en het innen van contributie liggen vaak vast via de bond of de bank. Een beter doel is één systeem per taak, met de trainings- en analysegegevens op één plek, zodat het seizoen van elke zwemmer te volgen is.